הסבר לנתונים במסך הריטיינר
בראש המסך מופיעות קוביות מידע המציינות את החודש לחיוב ואת התאריך שיופיע על החשבוניות שיופקו. סך כל הלקוחות לגביה בריטיינר זה, סך כל הסכום לגביה, וחלוקת הסכום להעברה בנקאית/אשראי.
טבלת רשימת הלקוחות בריטיינר
1. משתתפים - מספר הלקוחות מהם נבצע גבייה בריטיינר זה.
2. העברה - מספר הלקוחות המשלמים בהעברה בנקאית
3. סליקת אשראי - מספר הלקוחות להם תתבצע סליקת אשראי
4. לא משתתפים - מספר הלקוחות שאינם לתשלום בריטיינר זה
5. הכל - רשימת כל הלקוחות
6. מוזן אשראי - לקוחות להם כבר מוזנים פרטי כרטיס אשראי
7. מקושרים - לקוחות המקושרים כעוסקים בחשבון המייצג, לקוחות אלו יסומנו בכחול.
8. לא מקושרים - לקוחות שאינם עוסקים רשומים בפיפרלס, יסומנו בשחור.
כיצד מפעילים את פעולת הריטיינר?:
ראשית, מגדירים פעם אחת, עבור כל לקוח את אמצעי התשלום שלו ואם נבחר "סליקת אשראי" אז גם את פרטי כרטיס האשראי שלו, מגדירים גם את החודש לחיוב (בתפריט הקופץ, מעבר לחודש הבא) והתאריך שיוצג בחשבונית.
ניתן למלא את הסכום לתשלום לפני מע"מ או כולל מע"מ ובהגדרות לבחור האם להציג את העלות בטבלה עם או בלי מע"מ.
אם ישנם לקוחות שהחיוב בגינם מתבצע אחרי התאריך שנקבע בתאריך לחשבונית, ולכן אתם מעוניינים כי החשבונית תופק רק לאחר תאריך זה - ניתן להגדיר יום בחודש בטבלה בעמודה "לביצוע אחרי" שרק אחריו יש לכלול את הלקוח בריצה. למשל במקרה בו ללקוח יש הוראת קבע, הוא תמיד משלם פעם בחודש.
לאחר מכן לוחצים על "הרצה" ומאשרים את הנתונים שמופיעים על מנת שהמערכת תרוץ על כל הלקוחות, תגבה ותפיק מסמכים ממי שצריך.
המסמכים יקלטו אוטומטית כהכנסה לחשבון העוסק ויופיעו אצל המייצג, ויופיעו גם כהוצאה בחשבונות העוסקים של הלקוחות הפעילים בפייפרלס.
המסמך ישלח ללקוח בהתאם למה שנקבע בהגדרות: שליחה רק ללקוחות חיצוניים, שליחה לכולם, לא לשלוח לאף אחד בכל מקרה.
לאחר ההרצה, אצל לקוחות שהיו מסומנים לגביה אולם הגביה לא צלחה (כ"א פג תוקף, מסגרת לא מספיקה וכדומה), התא המתאים בטבלה יופיע באדום. מעבר עם העכבר על התא האדום תציג את סיבת אי הצלחת הגביה. אם הגביה הצליחה אז הסכום יופיע בצבע ירוק.
לקוחות שנבחרו להעברה בנקאית יסומנו כאילו חויבו באופן ידני מחוץ לפייפרלס
לקוחות שהופקו עבורם מסמכים יופיעו בתא עם סכום בצבע כחול. לחיצה על הסכום תפתח את המסמך שהופק.
במקרה של עוסק פטור, המסמך שיופק הוא "קבלה", אחרת "חשבונית מס קבלה".
בסיום הריצה ישלח מייל לעוסק עם סיכום הריצה.
הערות ודגשים
אם לקוח סומן "לא לתשלום" - בחודש מסויים, פרטיו עדיין נשמרים לשימוש עתידי.
בסיום הריצה ישלח דואל לעוסק עם סיכום הריצה.
ניתן להריץ את אותה התקופה שוב ושוב על מנת להשלים גביה שלא הצליחה או להריץ לראשונה את מי שהגיע מועדו או שאמצעי התשלום שלו שונה לסליקה.